O senhor já iniciou um projeto de blog e rapidamente ficou sobrecarregado? Ou talvez o senhor esteja tendo problemas para organizar todos os aspectos da administração do seu blog? Acho que todos poderiam responder sim a essa pergunta em algum momento de sua jornada, e é aí que uma plataforma de gerenciamento de projetos pode realmente ajudar. Hoje, vamos comparar duas das opções mais populares que existem: Trello vs. Asana.
Por que se preocupar com uma plataforma de gerenciamento de projetos?
Se o senhor estiver trabalhando sozinho no momento, talvez não seja necessário usar nenhuma plataforma de gerenciamento de projetos. Quero dizer, parece que essas coisas são para os grandes da América corporativa, certo?
Mas pense nisso – não seria ótimo se houvesse um lugar onde o senhor pudesse colocar todas as suas informações sem se afogar em arquivos aleatórios ou notas adesivas pelo escritório?
Ou, se o senhor estiver trabalhando em um projeto de equipe virtual (talvez tenha contratado um nutricionista para ajudar em um projeto de plano de refeições ou um preparador físico para preparar alguns exercícios para um opt-in), não seria bom ter um local onde todos pudessem ver as tarefas a serem concluídas e onde estão nesse processo?
É aí que o Trello e Asana pode realmente ajudar. Ela tira tudo da sua cabeça (ou de notas adesivas, ou de e-mails aleatórios) e coloca em um sistema simplificado.
Principais semelhanças entre o Trello e a Asana
Há muitas semelhanças quando se compara o Trello com o Asana. Ambas as plataformas…
- Podem ser usadas para gerenciamento de projetos e tarefas
- Oferece planos gratuitos que atendem às necessidades da maioria dos blogueiros solo
- São baseados na Web, mas também têm aplicativos que podem ser usados em qualquer lugar
- Têm informações úteis nas seções de suporte para orientá-lo a descobrir como usá-los
- Permitir que o senhor faça comentários e converse com os membros da equipe
- Permitem anexar arquivos (embora o tamanho em MB possa ser limitado, dependendo do plano que o usuário tiver)
- Permite que o senhor priorize tarefas e as codifique por cores, conforme necessário
Principais diferenças entre o Trello e a Asana
Embora haja muita sobreposição entre o Trello e o Asana, há também algumas diferenças importantes nas habilidades da plataforma e na curva de aprendizado.
Trello:
Gosto de pensar no Trello como um sistema virtual de notas adesivas. Pense se o senhor fosse montar um centro de comando em sua casa. O senhor pode usar um para planejar sua agenda semanal, planejamento de eventos, empreendimentos comerciais ou simples listas de tarefas. E o senhor está tomando notas adesivas com tarefas e eventos nessa central de comando que pode mover conforme necessário.
Em vez de fazer tudo isso fisicamente, o Trello permite que o senhor faça a mesma coisa virtualmente. Essa opção é excelente para quem gosta de tecnologia visual e simples.
Para usar o Trello, o senhor começará criando um quadro. Por exemplo, eu tenho quadros para cada um dos sites do meu blog. Mas o senhor também pode ter quadros para coisas como divulgação da marca, planejamento de mídia social, programas de afiliados dos quais participa, etc.
Dentro de cada quadro, o senhor pode criar listas e cartões. As listas são uma forma de agrupar itens semelhantes ou dividir uma série de etapas. Os cartões são onde o senhor coloca cada item e podem ser divididos em várias tarefas que são atribuídas a esse cartão.
Isso parece confuso quando escrito, mas faz muito sentido quando o senhor começa a usá-lo.
1. Agrupamento de itens semelhantes
Vamos começar com a primeira maneira de usar listas, que é agrupar itens semelhantes. Tenho um quadro no Trello chamado “Tarefas aleatórias em andamento”. Essencialmente, esse quadro é um apanhado de coisas que quero fazer, mas que não são muito urgentes. Eu divido o quadro pelo tempo que levarei para fazer uma tarefa. É assim que ele se parece no momento:
Agora, sempre que eu tiver um tempo livre inesperado no meu dia, posso acessar esse quadro e escolher uma opção para trabalhar.
Outro exemplo desse tipo de quadro é o meu quadro “Projetos mensais”. Nesse quadro, tenho uma lista de cada mês. Em seguida, os cartões dessa lista são todas as peças de conteúdo patrocinado, conteúdo freelance ou trabalho de projeto que preciso realizar naquele mês. Isso é muito útil para ter uma visão geral da minha carga de trabalho para o mês.
b. Série de etapas
Para a segunda maneira de usar listas, o senhor deve pensar em tudo o que faz no seu blog (ou na vida!) como parte de um processo e, em seguida, dividir essas coisas em uma série de etapas que devem ser concluídas em uma ordem específica. Cada etapa se torna uma “lista” no Trello. Por exemplo, aqui estão alguns exemplos genéricos de quadros e listas:
- Quadro de conteúdo do blog: ideias de posts para o blog, conteúdo do post em andamento, post rascunhado, imagens de mídia social rascunhadas, post programado
- Brand Outreach (para conteúdo patrocinado): ideias de marcas, informações de contato encontradas, e-mail inicial enviado, e-mail de acompanhamento enviado, contrato garantido, sem contrato – acompanhamento posterior
- Quadro de projetos: ideias, em processo, fotografado, concluído
O quadro de projetos é um pouco vago, pois varia de acordo com seu projeto. Digamos que o senhor esteja preparando um e-book de receitas que vai lançar para o seu público. Seu quadro de projeto pode incluir listas como: ideias de receitas, receitas desenvolvidas, receitas fotografadas, sinopse escrita, conteúdo rascunhado no Canva, página final da receita pronta
Dentro de cada uma dessas listas, o senhor teria cartões que precisariam ser concluídos e passaria para a próxima lista quando eles atingissem essa etapa.
Asana:
A Asana é uma plataforma de gerenciamento de projetos um pouco semelhante. Ela exige uma curva de aprendizado maior, mas também oferece um pouco mais de funcionalidade para trabalhar em equipes maiores, onde mais pessoas precisam colaborar.
Há dois tipos principais de configurações de projeto na Asana:
a. Formato do quadro
Quase exatamente a mesma aparência da configuração do Trello; o senhor verá colunas onde poderá adicionar tarefas a serem concluídas. Cada tarefa pode ser atribuída a alguém e o senhor também pode anexar documentos (novamente, semelhante ao Trello).
b. Formato de lista
É aqui que as coisas variam um pouco; a Asana oferece um projeto em formato de lista que é discriminado de cima para baixo, da mesma forma que se lê um documento em uma folha de papel. Para as pessoas que não são fãs do formato de “notas adesivas” do Trello, essa lista detalhada pode ser um ponto de venda para a Asana.
Nesse formato, o senhor intitularia o projeto, adicionaria seções e, em seguida, acrescentaria uma lista de tarefas a cada seção que precisa ser concluída para esse projeto.
Por exemplo, aqui está uma captura de tela de um documento organizacional que o senhor pode usar para a integração de novos clientes, caso ofereça planos de treinamento físico. (Provavelmente não é um documento abrangente, porque eu o criei para o propósito deste post – haha – mas o senhor entendeu o que eu quis dizer).
Da mesma forma, se o senhor estivesse fazendo uma lista para postagens de blog, algumas tarefas poderiam incluir pesquisa de palavras-chave, escrever o post, projetar imagens do Pinterest, publicar, compartilhar nas mídias sociais e enviar um boletim informativo.
Se o senhor estiver trabalhando com uma equipe ou com seus assistentes, há locais onde as responsabilidades podem ser delegadas, os arquivos podem ser carregados e os calendários podem ser personalizados com prazos e datas de publicação. Mais uma vez, o senhor poderia usar esse programa mesmo se trabalhasse sozinho, mas ele tem muitos recursos que podem não ser tão relevantes para o senhor quanto seriam para uma colaboração em equipe.
Preços: Trello vs. Asana
Ambas as marcas oferecem um plano gratuito, que é perfeito se o senhor estiver apenas começando ou se quiser fazer um teste. Também são oferecidos planos premium, e o senhor pode ver essa comparação abaixo.
Se o senhor quiser saber mais sobre o que está incluído em cada pacote do Trello, visite a página de preços aqui.
Se o senhor achar que a Asana pode ser mais adequada, ou se quiser apenas fazer uma comparação do que as duas empresas oferecem, dê uma olhada nesta página.
Prós e contras de cada um
Com base em todos os recursos e preços, aqui está uma análise rápida dos prós e contras da Asana e do Trello:
Prós do Trello:
- Fácil de usar, sem muita curva de aprendizado
- Planos gratuitos + planos pagos relativamente baratos
- Integração com o Google Drive
- Excelente para projetos que frequentemente repetem o mesmo processo
Contras do Trello:
- Dependendo de quantos quadros o senhor precisa, as coisas podem ficar desorganizadas
- Algumas pessoas podem não gostar do sistema de estilo “notas adesivas”
- Mais limitado no que se refere à coordenação com uma equipe grande
Prós da Asana:
- Muitas opções para projetos profissionais, tanto em formato de lista quanto de coluna
- Fácil de acompanhar tarefas de projetos com equipes grandes
- Recursos detalhados para gerenciamento de longo prazo
Contras da Asana
- Maior curva de aprendizado
- Mais caro se o senhor precisar atualizar seu plano
- Alguns recursos só são ativados com planos premium
Então, qual é o melhor?
A pergunta de um milhão de dólares, certo? Realmente não existe uma resposta perfeita para isso. Ambas as plataformas são incríveis e, honestamente, depende de suas próprias necessidades de blog e de negócios. Aqui estão algumas perguntas para ajudá-lo a determinar qual programa pode ser o ideal para você:
- Tenho uma equipe pequena/individual? Ou uma equipe grande?
- Desejo usar serviços gratuitos ou está em meu orçamento pagar por um software mensal?
- Meu negócio é mais baseado em projetos (um projeto de cada vez que precisa ser concluído até o fim)? Ou é mais baseado em processos (tarefas diferentes que exigem um processo repetitivo)?
- Estou disposto a investir tempo e capacidade para aprender um novo software que pode parecer avançado? Ou gostaria de começar imediatamente, com pouca ou nenhuma curva de aprendizado?
- Desejo usar o software para uso pessoal e comercial? Apenas para negócios? Apenas para uso pessoal?
Responder a essas perguntas pode ajudá-lo a começar a definir os recursos importantes para o gerenciamento de projetos, e então o senhor poderá decidir entre Trello e Asana.
Meu voto vai para o Trello para a maioria dos blogueiros que trabalham sozinhos e procuram uma tecnologia simples e fácil de implementar.
Se estiver trabalhando em equipe e precisar de um planejamento mais abrangente, ou se preferir um planejamento baseado em listas de documentos, eu usaria o Asana.
Diga-me na seção de comentários qual software prefere, por que gosta dele e até mesmo como ele o ajudou a organizar e concluir suas tarefas!
Compartilhe: Asana vs. Trello – qual é o seu preferido? Como o senhor usou um desses recursos de forma inovadora?
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